Se solicita asistente administrativo con previa experiencia en el tópico. Realizar actividades administrativas de archivo, control y elaboración de documentos de proyectos en general. Correspondencia, digitar y realizar documentos en general. Entre otras labores administrativas.
· Atender llamadas telefónicas y virtual – El profesional administrativo se encarga de atender las llamadas que se realizan a la empresa donde trabaja y gestionar el correo electrónico, responder, reenviar o archivar mensajes según sea necesario. Además, también se encarga de poner en contacto esas llamadas con el personal adecuado de la empresa.
· Atención a los usuarios y visitantes – Al igual que en el punto anterior, este profesional se ocupará de estar en contacto con las personas que lleguen a la empresa, así como a los empleados que lo requieran. Les atenderá de manera adecuada para resolver las cuestiones pertinentes. Así mismo, mantener relación con proveedores y clientes.
· Recibir documentos – Los documentos que lleguen a la empresa serán recibidos por el auxiliar administrativo que se encargará de verificar que han sido aceptados por la misma. Además, lo entregará al departamento o miembro del personal correspondiente. También puede encargarse del envío de documentos.
· Custodiar los documentos – Es responsabilidad de este profesional hacerse cargo de guardar los documentos. Además, tendrá que revisarlos periódicamente para asegurarse de conservarlos y conocer su ubicación exacta para poder acceder a ellos en cualquier momento. Así como mantener actualizado los documentos legales de la compañía. Esto incluye los documentos de los empleados, proveedores, clientes, entre otros.
· Comunicar todo lo relacionado con su trabajo al departamento al que pertenece – La comunicación dentro de las empresas es fundamental para un buen funcionamiento de la misma. Por esta razón, el auxiliar administrativo deberá trasladar todo lo referente a su trabajo al departamento al que pertenezca. De esta forma se podrá tener una visión global de la labor realizada por el equipo de trabajo.
· Tener al día la agenda – Tendrá que encargarse de recopilar en la agenda todas las reuniones, citas importantes, llamadas, fechas de subastas (pre-subasta, subasta, visita, etc). Saber el “date-line” de entrega de documentos, entre otros.… a realizar. Es vital poseer dotes de organización para mantener la agenda al día.
· Encontrarse al día de la tramitación de expedientes – Entre sus funciones se encontrará la tramitación de expedientes y procesos administrativos siguiendo los procedimientos adecuados y utilizando los medios necesarios.
· Conocer los procesos desarrollados por las Administraciones Públicas con las que el departamento tenga relación – El auxiliar administrativo tendrá que conocer los procedimientos relacionados con las Administraciones Públicas con las cuales la empresa deba mantener contacto.
· Saber utilizar los recursos de oficina – Este profesional tendrá que estar familiarizado con el manejo de, principalmente, material informático como ordenadores, impresoras, escáner… Además, también deberá de poseer conocimientos en determinados programas que le facilitarán su trabajo diario.
· Transcripción de información – el asistente administrativo deberá de transcribir la información requerida por la corporación. Esta documentación podría incluir, pero no se limita a: cotizaciones, facturas, subastas, cartas, memorándum, etc. información para.En reuniones, es posible que se requiera la presencia del auxiliar administrativo para tomar nota de lo expuesto y luego transcribirlo a formato escrito. Lo mismo ocurrirá si algunas conversaciones son tomadas por audio y requieren ser transcritas.
· Mantenimiento de la información contable – mantener toda la información en los libros contables.
· Elaboración de informes económicos – mantener al día el Work on Hand y Aging de la empresa, así como los informes de gastos por proyectos. Mantener comunicación constante con el CPA para proveer toda la información requerida a la contabilidad de la empresa.
· Gestión de pagos y cobros – el asistente debe realizar los pagos de proveedores, empleados, equipos, entre otros. También, debe de gestionar los cobros y mantenerse en constante comunicación con los deudores.
· Contacto con las entidades financieras – debe asistir a las entidades financieras con las que la empresa tiene relación.
· Facturación – debe de encargarse de la facturación de la empresa.
· Manejo de programas de Office (Word, Excel, PowerPoint, etc.)
· Conocimientos actualizados de asistente administrativo
· Manejo de herramientas de oficina
· Bachillerato en Asistente Administrativo o similar
· Otros
· Responsabilidad, puntualidad y confidencialidad
· Competencias comunicacionales, interpersonales, intrapersonales y de gestión
· Trabajo en equipo
· Trabajo bajo mínima supervisión
· Iniciativa, creatividad, prudencia y proactividad
Job Types: Full-time, Contract
Pay: From $11.00 per hour
Benefits:
- 401(k)
- Dental insurance
- Health insurance
- Paid time off
- Vision insurance
Schedule:
- 8 hour shift
- Weekends as needed
Work Location: In person