Asistir como Asistente Administrativo a su Supervisor en el área de mantenimiento. Tiene a su cargo el manejo adecuado de la información recibida, entregada y procesada del Proyecto. Mantiene y controla la agenda y correspondencia del área de mantenimiento.
Tareas:
- Realiza trabajos a computadora, cartas, formularios, memorandos, listas de residentes, informes mensuales del área de mantenimiento,” y otros documentos de la Compañía según requeridos.
- Mantiene récords de correspondencia diaria, informes, expediente de residente, expediente de mantenimiento y gaveta del PHAs según requerido.
- Prepara requisiciones, facturas, órdenes de compra, cuentas y otros documentos rutinarios.
- Mantiene archivos de correspondencia, residentes, mantenimiento y se asegura de usar el sistema establecido por la Compañía.
- Atiende el teléfono.
- Recibe y refiere los visitantes a la oficina de funcionario correspondiente. Atiende público y provee información relacionada con el Proyecto, procedimiento de solicitudes y otros.
- Lleva una variedad de archivos y libros sencillos de mantenimiento.
- Mantiene cuentas de ingresos de deudas y otros archivos especializados que siguen procedimientos establecidos.
- Es responsable de archivar toda correspondencia incluyendo las re-certificaciones, inspecciones de UPCS, etc. diariamente.
- Realizar muestra de inventario de materiales y equipo de mensual.
- Asistir al mecánico (handyman) en cuadre de inventario.
- Preparar las órdenes de servicios, ya sean cíclicas o que se solicite el residente y se asegura de colocarlas en el registro de solicitudes que se prepara mensualmente.
- Da de baja el material utilizado en las órdenes de servicio e incluye estas órdenes en el registro de solicitudes.
- Asistir al inspector UPCS en inspecciones de unidades y edificios.
- Asistir al Técnico de Mantenimiento a realizar informes de proyecto.
Experiencia:
Tres (3) años en manejo de oficinas.
Proeficiente en Microsoft Office.
Job Types: Full-time, Temporary
Pay: $12.75 per hour
Schedule:
- 8 hour shift
- Monday to Friday
Education:
- High school or equivalent (Preferred)
Experience:
- manejo de oficinas: 3 years (Preferred)
Work Location: In person